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Dématérialisation des factures clients : 7 bonnes raisons de se lancer

  • Publié le 20 mars 2019

Que vous doutiez encore des avantages de la facture dématérialisée ou que ce sujet soit en cours de discussion dans votre société, voici les 7 bonnes raisons d'opter pour la facturation électronique.
 

Les obligations légales

Depuis le 1er janvier 2017, les factures émises par les entreprises françaises vers la sphère publique sont progressivement dématérialisées. Il s'agit d'une obligation qui s'inscrit dans le cadre de la loi de modernisation de l'économie et qui concerne tous les fournisseurs de l'État. Cette obligation d'émettre des factures dématérialisées vers les administrations, les collectivités et les  établissements publics impacte les entreprises quelle que soit leur taille. La législation ne cesse d'évoluer en France, mais aussi en Europe. Ne vous laissez pas prendre de court et anticipez une éventuelle obligation de la facture dématérialisée pour les échanges B2B !

De meilleures relations avec vos clients

Avec une durée de traitement de 14 jours, la facture papier pèse sur l’efficacité des entreprises et sur la relation client. Une facture dématérialisée est traitée plus rapidement et peut être intégrée automatiquement dans le système d’information des clients pour une traçabilité optimale et une meilleure fluidité dans les échanges d’informations. Autre avantage de taille, la suppression du traitement manuel réduit drastiquement les risques d'erreur. La dématérialisation des factures est par conséquent un outil efficace pour diminuer les litiges tout en facilitant leur identification pour ensuite permettre un meilleur traitement.

Une réduction des coûts

Avez-vous une idée précise du coût d'une facture papier envoyée à vos clients ? En moyenne, le coût de génération et d’édition d’une facture papier est estimé à 1,20€. Un coût auquel s’ajoutent ensuite les frais de matériel, de traitement, d’affranchissement et d’archivage. Bien plus économique, la facture dématérialisée coûte, quant à elle, approximativement 0,30€. Un gain financier de l’ordre de 75% qui sera d’autant plus apprécié des sociétés qui émettent un volume de factures important.

Plus de productivité

La gestion des factures clients est une tâche chronophage pour les services comptabilité. Édition de la facture, impression, mise sous pli, adressage, affranchissement, collecte ou envoi du courrier, lettrage, archivage… les opérations à réaliser s’accumulent. En passant à la facture électronique, vous optimisez votre gestion administrative, et votre service comptabilité peut se consacrer à d'autres missions à plus forte valeur ajoutée. L’élimination du traitement manuel au profit de l’automatisation augmente mécaniquement la productivité.

Une accélération des règlements

En choisissant de dématérialiser vos factures clients, vous recevrez des règlements plus rapidement. Le cycle de traitement d’une facture électronique est sensiblement plus court, du fait de la suppression de nombreuses tâches. Vos factures sont également traitées plus rapidement puisque reçues par vos clients au format électronique. On constate généralement que le délai de paiement peut être réduit jusqu’à 50%, ce qui impacte de façon positive la performance financière de votre société.

Vers un comportement plus responsable

En réduisant le volume papier consacré chaque année à l’édition des factures, vous limitez l’impact environnemental de votre activité. Une excellente chose pour la planète mais aussi pour votre activité. Cette démarche, qui s’inscrit parfaitement dans votre politique RSE (ou qui peut vous inciter à en initier une !) vous ouvrira, par exemple, certains marchés publics. La dématérialisation appliquée à la facture est une conduite moderne qui s’inscrit dans une logique globale de réduction des déchets pouvant être partagée par vos clients.

La digitalisation, un phénomène d’actualité

Il suffit de regarder autour de nous pour constater que le digital est omniprésent dans notre quotidien. L’utilisation des outils numériques se normalise dans les entreprises, une démarche logique du fait des avantages de la digitalisation, parmi lesquels nous retrouvons rapidité, fluidité, traçabilité, gains financiers et optimisation des espaces de stockage. Plus tôt une entreprise effectue sa conversion vers les outils numérique, moins elle se trouve contrainte de s’adapter en raison d’une adoption plus rapide par ses partenaires commerciaux.

 

Les différents types de factures électroniques

Il existe 3 types de factures électroniques qui ne présentent pas les mêmes avantages. La facture EDI, qui s’appuie sur des données structurées, normées et parfaitement sécurisées, mais qui nécessite que vos clients disposent également d’une solution EDI. La facture PDF signée, qui est valide fiscalement avec la signature électronique qui certifie son intégrité et authenticité. Et enfin, la facture papier numérisée, qui est convertie au format numérique à partir de la facture papier, et qui présente avant tout un avantage en matière d’archivage, car non valide fiscalement.

Seule une solution de dématérialisation fiscale des factures permettant un envoi des documents au format EDI ou PDF (avec signature électronique) vous assure une conformité avec la réglementation. Dans le cas contraire, vous restez dans l’obligation d’envoyer une facture papier.

 

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